Meeting Jargons ศัพท์ที่พบประจำในห้องประชุม

ประชุม ประชุม ประชุม

 

ในชีวิตของการทำงานคงหนีไม่พ้นการจัดประชุมและการคุยงานเพื่อที่จะมาคิด แถลงการณ์ กำหนดนโยบาย หรือการสื่อสารอื่นๆอีกมากมายที่จะเป็นต่อการบรรลุงานให้สำเร็จ และแน่นอน ในเมื่อการประชุมเป็นหัวใจสำคัญสำหรับการดำเนินการเช่นนี้แล้ว ภาคการศึกษาและที่ปึกษาเอกชนจึงมีการศึกษา วิจัย และคิดค้น เครื่องมือ วิธีการ และศาสตร์เกี่ยวกับการประชุมขึ้นมามากมาย รวมไปถึงกับการเกิดขึ้นของศัพท์ติดปาก ภาษาเฉพาะทาง หรือ “jargon” ที่เกี่ยวข้องหรือถูกใช้ในการประชุมอีกด้วย ครั้งนี้ผมเลยขอถือโอกาสยกคำศัพท์สาระที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่ท่านน่าจะได้พบเจอในชีวิตประจำวันหากได้เข้าร่วมหรือมีการพูดถึงการประชุมในภาษาอังกฤษ ซึ่งล้วนเป็นศัพท์ที่พูดถึงสาระที่ท่านสามารถนำไปคิดต่อหรือประยุกต์ใช้ในธุรกิจท่านได้ครับ

 

 Action Items

ในการประชุมโดยปกตินั้น จะต้องมีการคิดค้น ถกเถียง และก่อให้เกิดคำถามและสิ่งที่ต้องทำกันเป็นธรรมดา แต่หากปล่อยให้เนื้อหาหรือผลลัพธ์จากการประชุมแต่ละชิ้นนั้นจบอยู่แค่การพูดคุยโดยไม่มีการบันทึกไว้แล้ว การประชุมนั้นอาจไม่ได้เกิดประโยชน์อะไรเลย เพราะแม้ว่ามนุษย์เราจะชอบคิดว่าเราจะจำเรื่องสำคัญๆได้เสมอ แต่ก็เป็นปกติที่สุดท้ายเราก็จะลืมมันไปจนได้ การมีเลขาบันทึกการประชุมจึงเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งการบันทึกนั้น มีสิ่งที่สำคัญที่ต้องบันทึกสองอย่าง หนึ่งคือ “ประเด็นข้อสรุป” ที่ได้จากการประชุม ว่าได้มีข้อตกลงเรื่องอะไรบ้าง และที่สำคัญไปกว่านั้น คือข้อสอง หรือ “ประเด็นที่ต้องทำ” หรือ “Action Items” นั่นเอง ซึ่ง Action Items นั้น มักจะถูกมอบให้มีคนใดคนนึงรับผิดชอบต่อไปอย่างชัดเจนอีกด้วย

 

ยกตัวอย่างเช่น ที่ประชุมสรุปมีมติให้ดำเนินนโยบายลดการใช้กระดาษปริ้นเตอร์ด้วยวิธีการนำกระดาษเก่าที่เคยปริ้นท์ไปแล้วมาพลิกหน้าเพื่อปริ้นท์ลงบนหน้าที่ไม่ได้ใช้ ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถลดค่าใช้จ่ายได้เป็นจำนวนมาก การที่จะทำให้มติที่ประชุมนี้เกิดผลนั้น ต้องอย่ามองมันเป็นเพียงข้อสรุป แต่ต้องถามต่อว่า “จะดำเนินการมตินี้อย่างไร” “ขั้นตอนในการปฎิบัติขั้นต่อไปคืออะไร” และ/หรือ “จะให้ใครเป็นผู้รับผิดชอบเรื่องนี้” ซึ่งในที่นี้ก็อาจเป็น “ให้นายสมชาย ดำเนินการจัดตั้งทีมกระจายกล่องสำหรับใส่กระดาษใช้แล้วทั่วทุกชั้น และทำการรายงานผลในการประชุมครั้งต่อไป” เป็นต้น

 

ดังนั้น จะเห็นได้ว่าจริงๆแล้วการคำนึงถึง “Action Items” นั้นเป็นหลักสำคัญในการทำงานทุกอย่าง ไม่ใช่เพียงแค่ในที่ประชุมเพียงอย่างเดียว

 

Groupthink

คำว่า “Groupthink” นั้น แม้จะเป็นการพูดถึง “การคิดเป็นกลุ่ม” และ “ผลของการคิดเป็นกลุ่ม” นั้น แต่คงจะไม่สามารถแปลตรงตัวเป็นคำใดคำนึงเหล่านั้นได้ โดย “Groupthink” นั้นเป็นศัพท์ที่ถูกบัญญัติมาเพื่อพูดถึงปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นจากการที่มนุษย์เรามีความเป็นสัตว์สังคมโดยธรรมชาติ มักจะหลีกเลี่ยงการขัดแย้งและการรับผิดชอบความผิดเรื่องใดเรื่องหนึ่งแต่เพียงผู้เดียว เพื่อที่เราจะได้สามารถเข้าสังคมได้อย่างสงบสุข ซึ่งกลายเป็นประเด็นที่ถูกแปลไปสู่บรรยากาศการประชุมจนทำให้เกิดมติการประชุมที่ขาดการพินิจวิเคราะห์ในทางที่ขัดแย้ง หรือทางออกอื่นๆที่ดีพอ เพราะคนที่อาจเห็นถึงข้อผิดพลาดอาจขาดความมั่นใจหรือไม่กล้าต่อต้านแรงกระแสเมื่อเห็นว่าคนที่เป็นต้นการนำเสนอความคิดนั้นเป็นผู้มีอำนาจ หรือสิ่งที่คนพูดกันอยู่นั้นเป็นความคิดเห็นจากคนหลายๆคนรวมกัน จนหลายๆครั้งคนที่เห็นแย้งหรือเป็นทางอื่นนั้นกลับหลอกตัวเองว่าตนเองอาจคิดผิดจริงๆก็ได้ ซึ่งนอกจากปรากฏการณ์ “Groupthink” นี้จะทำให้เกิดการขาดความคิดสร้างสรรค์ และการวิเคราะห์วิจารณ์ที่ดีแล้วนั้น ยังขาดการมีผู้รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียว เพราะเป็น “มติส่วนรวม” หรือพูดง่ายๆว่า ถูกไม่ถูกไม่แน่ใจแต่รวมกันเราอยู่ แยกกันเราน่าจะตาย

 

ในศาสตร์ของการจัดการนั้น ว่ากันว่าการจะรู้ว่าการดำเนินธุรกิจหรือการประชุมนั้นกำลังมีอาการ “Groupthink” อยู่นั้น สามารถดูได้จากการที่คนที่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจนั้น เกิดความรู้สึกมั่นใจในอำนาจและความถูกต้องของการตัดสินใจแม้ว่าจะมีผลเสียหรือค้างเคียงใดๆก็ตาม การคิดอธิบายแก้ข้อต่างอุปสรรคให้หมดๆไปโดยใช้ความรู้สึกมากกว่าการค้นคว้าหาเหตุผลอย่างแท้จริง หรือการมองผู้ที่มีความคิดเห็นต่างว่าเป็นคนที่ไม่ดี อ่อนแอ หรือไม่ฉลาด รวมไปถึงการคิดกันไปเองว่าการตัดสินใจนั้นเป็นการตัดสินใจที่ได้รับการเห็นด้วยเป็นมติเอกฉันท์จากทุกคน โดยอาจมีคนบางคนคอยปฏิบัติหน้าที่กันไม่ให้คนคิดเห็นขัดแย้งกันอยู่อีกด้วย

 

Confirmation Bias

นอกจากปรากฏการณ์ “Groupthink” ซึ่งเป็นการพูดถึงผลพวงของการเอาพวกมากไว้ก่อนแล้วนั้น มนุษย์เรายังมีธรรมชาติอีกอย่างคือการอ่าน คิด และแปลความหมาย เนื้อหาหรือสื่อให้ตรงกับความคิดหรือความเชื่อที่ตนเองมี ซึ่งมีศัพท์เฉพาะทางว่า “Confirmation Bias” หรือแปลตรงตัวว่า “การอคติ” เพื่อ “ยืนยัน” ความคิดเดอมของตนเอง ซึ่งเรื่องนี้มักจะเกิดขึ้นกับเรื่องที่คนให้ความคำสัญลึกซึ้ง เช่น การเมืองและศาสนา แต่ก็มักจะเกิดขึ้นในเรื่องการทำงานเช่นกัน

อาการของการเกิด “Confirmation Bias” นั้น คือไม่ว่าจะอ่านหรือเห็นอะไร ก็จะตีความไปในทางที่เราเชื่ออยู่เสมอ ไม่ได้พยายามตีความไปในทางอื่นที่เป็นไปได้ เช่น หากเชื่อว่าร้านอาหารใดร้านหนึ่งนั้นไม่อร่อย เวลาเราผ่านและเห็นร้านนั้นไม่มีคน เราก็จะบอกตัวเองว่า เห็นมั้ย ไม่อร่อย เลยไม่มีคนกิน แต่หากมีคน ก็อาจบอกตัวเองว่า วันนี้ห้างคนเยอะมาก คนถึงกับขนาดต้องมากินกันที่ร้านนี้แทนการไปต่อคิวที่ร้านอื่นๆ เป็นต้น

 

นอกจากนี้ เวลาเรามี Confirmation Bias จะมีอาการอันตรายอีกอย่างคือ หลอกตัวเองว่าเราทำการค้นหาค้นคว้าข้อมูลมาแล้ว ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว เราหาเฉพาะข้อมูลที่จะสนับสนุนสิ่งที่เราคิด ยกตัวอย่างเช่นหากเราต้องการจะพิสูจน์ว่าของโลกกำลังร้อนขึ้น เราก็จะค้นหาเฉพาะตัวอย่างของการเพิ่มขึ้นของอุณหภูมิในโลก เช่น อาจค้นหาใช้ Googleค้นหาในอินเตอร์เน็ทโดยใช้คำว่า “เมืองที่ร้อนขึ้น” แต่ไม่ได้ทำการค้นหาคำว่า “เมืองที่เย็นลง” หรือหาอุณหภูมิของเมืองทั่วโลกมาเทียบกันอย่างเป็นกลาง ซึ่งอาการเช่นนี้เป็นเรื่องอันตรายเพราะจะทำให้เราคิดว่าเราฉลาด และขาดความเข้าใจในคนอื่น คิดว่าทำไมคนที่เห็นไม่เหมือนเราเขาโง่ หรือขาดการศึกษา นั่นเอง

 

Brainwriting

หลังจากที่เราพูดเรื่องเครียดและอาจหดหู่เกี่ยวกับธรรมชาติในการคิดถกเถียงงานของมนุษย์ไปสองประเด็นแล้ว เรามาจบกันด้วยเทคนิควิธีการคิดงานให้เกิดความคิดสร้างสรรค์อย่าง “Brainwriting” กันน่าจะดีกว่านะครับ

 

Brainwriting นี้เป็นเทคนิกการคิดงานหรือทีเรียกกันว่าการ “Brainstorm” ซึ่งเป็นศัพท์น่ารักๆที่แปลตรงควว่า “พายุสมอง” แต่หมายถึงการช่วยกันระดมความคิดเพื่อคิดสร้างสรรค์หรือแก้ปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่งขึ้นมา ทั้งนี้ เทคนิคการ “Brainwriting” หรือ “การเขียนสมอง” นuh เป็นเทคนิคที่มีจุดประสงค์ให้เกิดการเร้นความคิดทั้งหมดออกมาในสมอง โดยผู้นำการ Brainwriting จะพูดถึงคำ หรือประเด็นที่ต้องการจะพูดถึง และทันทีที่ได้ฟังเรื่องนั้นแล้ว ทุกคนจะต้องทำการเขียนคำหรือประโยคที่ตนเองนึกถึงให้ออกมาได้มากที่สุด โดยไม่มองหรือคุยคำตอบกับคนอื่น โดยให้ทำการเขียนต่อไปเรื่อยๆจนคิดไม่ออก โดยการเขียนคิดสดแบบนี้โดยไม่ต้องคุยกับคนอื่น จะเป็นการดึงเรื่องที่สำคัญๆจริงๆของแต่ละคนออกมา เพื่อใช้ในการประชุมคุยงานในลำดับถัดไป ซึ่งมักจะเป็นการแบ่งปันผลที่ตนเองเขียน และรวมกลุ่ม (grouping) เพื่อให้เกิดประเด็นภาพที่ใหญ่ขึ้นมาเป็นลำดับถัดไปนั่นเอง

 

จะเห็นได้ว่าแม้ว่าเราทุกคนจะทำการประชุมงานกันมาอย่างมากมาย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะทำกันได้ดีเสมอไป ต้องมีการเรียนรู้เทคนิควิธีการประชุมให้เกิดประสิทธิภาพ อย่างเช่นการ Brainwriting หรือการสร้าง Action Items โดยต้องคอยระวังไม่ให้ตนเองมี Confirmation Bias หรือให้ที่ประชุมเกิดมติที่ประชุมที่จะเป็นการ Groupthink มากเกินไป

 

ปีใหม่นี้ เป็นอีกปีที่ทุกคนคงจะต้องสู้เพื่อความสำเร็จของตนเอง หากท่านสามารถดึงความคิดความสามารถของคนเก่งๆรอบๆตัวในที่ประชุมได้ ผมเชื่อว่า ธุรกิจท่านจะต้องประสบความสำเร็จอย่างแน่นอนครับ

 

คอลัมน์นี้ตีพิมพ์ครั้งแรกในนิตยสาร S+M Magazine ฉบับ มกราคม พศ. 2556 ภายใต้คอลัมน์ “A2Z”

Categories: